- Встреча посетителей компании;
- Организация чая/кофе для руководителя и посетителей компании; Организация корпоративов компании;
- Прием и распределение телефонных звонков и входящей корреспонденции, фиксация и передача служебной информацию руководству и сотрудникам компании;
- Обеспечение подготовки и организации работы офиса: осуществление организации рабочих мест персонала офиса (наличие офисных принадлежностей), организация проверки офисного оборудования (компьютеров, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации;
- Организация подготовки документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса;
- Travel-поддержка сотрудников Компании (бронирование билетов, гостиниц);
- Разработка и ведение бюджета расходов на офисные нужды;
- Организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализ и определение потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, проверка наличия канцтоваров и расходных материалов; обеспечение размещения заказа у поставщиков);
- Оформление почтовых отправлений, взаимодействие с курьерскими службами/службами доставки, перевозчиками;
- Осуществление контроля за порядком в офисе, координация технических служб, клининга;
- Работа с документами, документооборот: сканирование, распечатка проектов и необходимых документов, копирование. - Формирование реестров документов;
- Выполнение служебных поручений Руководителей и сотрудников офиса;
- Поиск жилья для командированных сотрудников, поиск сотрудников;
- Регулярный поиск кандидатов на работу в монтажный отдел и на производственный участок Компании;
- Заказ/оформление пропусков на объекты/офис. Ведение табеля учета рабочего времени монтажного отдела;
- Оперативное решение всех вопросов. Обязательным является умение предлагать альтернативные варианты решения вопроса;
- Отслеживание и запрос получения закрывающих документов у контрагентов;
- Поиск необходимой информации (интернет, архивы и т.д.), запрос КП от контрагентов;
- Текущая деятельность Компании (например, сдача Объекта - помощь в подготовке и сборе исполнительной документации для передачи Заказчику);
- Умение выполнять задачу самостоятельно от начала и до конца;
- Отчет о проделанной работе.