- Управление офисом в Москве: поиск помещений, аренда, переезды, оформление коворкинга, поддержание порядка и комфорта.
- Регистрация, ведение архива и журналов учета вх./исх. писем (в случае замены офис-менеджера другого офиса).
- Регистрация и ведение журналов учета договоров, ведение электронного архива договорной документации компании.
- Сбор и формирование комплектов документов о компании по запросам контрагентов.
- Заказ мебели, канц. товаров, воды, продуктов.
- Прием и распределение телефонных звонков, электронных писем.
- Заказ пропусков на территорию офисов.
- Взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами.
- Координация командировок сотрудников (заказ ж/д, авиа билетов, бронь гостиниц).
- Заказ визиток и брендированной продукции.
- Рассылка поздравлений контрагентам.
- Помощь руководителям проектов по оформлению отчетной документации, корректировке по замечаниям Заказчика.
- Согласовывать отчетную документацию по проектам, взаимодействовать с контрагентами.
- Контроль прохождения, выполнения и оформления документов в установленные сроки и в установленном порядке, правильности оформления документов, представляемых на подпись Генеральному директору.
- Контроль правильности оформления и формирования материалов и документов, подлежащих сдаче в архив.